【一】主席報告：本次會議議程為節省時間而稍做變動, 由各組召集人針對12月份管理公司有否不當表現或是執行工作重點做一說明,元月份有哪些待執行工作需要跨組配合或管理中心須特別注意的,悉一併提出討論。

【二】各組召委報告:

主委: 1.本屆委員因故減少一位,因任期將屆 ,職缺由副主委暫代。

     2.下次委員改選將於三月份區分所有權人大會時舉行,希望本屆尚未完成之工作與規劃,能於1.2.3月間有個段落。

     3.除了例行工作外,本人於前幾日發了一份有關管理中心執行控管之表格,希望各組均能按分組執行部份,要求管理中心配合實施,若能於四月份前完成,對於委員交接以及各項資料的掌握均可較完整。

服務組召委: 1.12月19日順利完成本屆聖誕節晚會活動,唯一美中不足的地方,就是借跆拳道社軟墊部份, 未能交代清楚,以致管委會須做出賠償,這是最遺憾的地方。

           2.元月份有許多住戶要回鄉,年節不在家,是否有些公共安全的部份請總幹事做個提醒,謝謝。

環保組召委: 1.12月份洗水塔還是出了不少問題,待會請總幹事對洗水塔的工作做一報告。

           2.洗水塔的流程控管細節方面,是否可有一書面報告,提供爾後參考。

           3.年度大掃除工作已近尾聲,按規劃進度進行中。

程序組召委:  92年11月所提出之有關某住戶於簽署認定上有意見,經核對查證,因該住戶長住國外,其妻確認為其簽署。因此,該簽署之簽名經認定無造假行為,在此須向管委會及全體住戶說明。

監委: 1.年度預算部份, 規約的內容與實際的作業,並不一致,這一部份是不是管理中心可提

出修正。

     2.較大金額的招商,是否有更多管道找到更好、更便宜的廠商。

主委: 請總幹事評估招商的管道(登報、公會……),並報知監委,重大採購的招商流程。

安全召委: 請總幹事留意招商、執行所公告的時間、過程,是否將訊息提早公佈,有充裕的時間評估。

安全組召委: 1.12月份換證尚算順利,大致完成了97%,算蠻不錯的成績,在方法上,是否再加快速度達成100%。

           2.消檢程序,本人在此做一說明,合約尚未簽定及施作,於程序上出現瑕疵, 已請總幹事提出改善計劃。

           3.春節的排班以及狀況支援的計劃,請管理中心特別留意。

           4.元月二日所發生的地下室塞車狀況,實屬空前,希望管理公司能夠在實發情況下有最迅速、確實的排除狀況機制,展現與眾不同的保全能力。

機電組(請假)

主委:待會兒請總幹事報告機電組重要工作項目。

林副主委(安全、機電):本人想提出一個重要的訊息, 且事先也已跟總幹事溝通,重點是在事前的規劃、執行的品質及溝通上,本人認為是有待加強,例如本次會議整個流程的延遲, 消檢工作流程上的瑕疵及誤差, 希望爾後能改善,並提昇執行與溝通的能力。

【三】總幹事報告：

一、            上次會議決議執行情形:

1. 管理基金規劃:本案已列入大型規劃案待執行,預計將與預算編列同時進行。

2.對講機查線工程:有關線路查線部分,僅剩F棟將於元月20日前完成,其餘棟別查線已完              成並修復。

3.節約能源案:本案已案決議,由管理中心按規約視天候季節,明亮的變化而調整。

4.梅竹網站:本社區已存在網站,是否延用抑或重新規劃,請指示。

主委:請服務組請教前屆服務委員如何使用該網站,密碼為何?另請總幹事在尚未規劃新網站前可依服務組問明使用後,將最新的規約及會議記錄先上載上去,希於元月底完成。

安委:本社區之規約及內部會議記錄是否有必要公開於網站?

蔡副主委:我覺得安委所提之意見可深入討論。

主委:將本案移至提案討論時, 由所有委員及思廣益討論。

5.清洗水塔:本社區已於92年12月29.30.31三日完成各棟洗水塔(施)作業,期間H、D、A及B棟均發生頂樓滲漏及兩水管倒灌等問題產生,詳細內容於提案時報告。

6.揚水馬達汰換案,經開標後,由葆駿公司已25.8萬元得標,並已配合清洗水塔作業完成。

主委: 本次以招標(商)方式核定廠商發現,較上次金額降低了20%,同一廠牌,相同數量及施作因採招標方式,競逐者眾,不得不降低利潤競標,此乃社區之福,也是為什麼本屆始終堅持依規約執行的精神所在,也謝謝管理中心自招標、投標乃至開標作業上的配合,使社區節省一筆不小的經費。

    7.管理辦法修正:已將先前修正通過之管理辦法重新整理交付每位委員。

安委:請總幹事將本件列入交接,並將一份公告於社區明顯處,由住戶自行翻閱。

    8.門禁感應卡:經上次會議議決,若為消磁、損壞,已卡換卡,酌收100元。若為遺失新購或新增為200元,經公佈會議記錄後,已按上述實施，感應卡帳面部份,如附件。

安委:請總幹事將最新的感應流通情形,製作電腦檔,較好控管。

    9.棟內排風:每棟排風5分鐘，每天2~3棟，半個月後，發棟內空氣品質問卷，並自問卷施作後，嚴格要求為維護公共安全，請住戶關閉安全門。

   10.轉250萬活存至定存:與國泰世華銀行洽辦中。

   11.監控系統汰換案:已擬定工作流程，並持續與小組互動中。

   12.地下室污水除臭工程:元月四、十一兩日已處理B3污水除臭消毒工程，成功的將沼氣指數由2200ppm降至550ppm，後續有提案將於提案時做完整報告。

   13.電梯安檢:元月二日已接獲升降機協會來函說明鋼纜汰換後之測試均為正常，可安心使用，來函正本已存檔，副本已交各委員參考。

主委:爾後電梯改善資料，希提供所有委員知悉，並請總幹事要求電梯公司提供整體改善計劃供委員會參考。

【四】總幹事工作報告:

一、            12/19聖誕活動圓滿閉幕。

二、            公設使用狀況(如附件)。

三、            93年度車正換發:達成率至97%，持續追蹤中。

四、            12月份財報:主要委員簽核後公佈。

五、            12月~2月份管理費通知單已投入住戶信箱，截至今日本季已收84萬多元。

9月~11月管理費催繳中，(應按規約公佈姓名)，超過兩期以上未繳共三戶，已成功催收一戶，另兩戶正聯繫協調中。

六、            消防檢查公設部份已於元月8.9.10三日完成，但鐵捲門、地下室廣播機泡沫的部份尚未施作，已通知廠商擇日補做。

主委:請總幹事儘快召商處理滅火器效期認定事宜。

七、            地下室車籍吊牌更新:B3已全面更換，透明膠套已責成環保人員清洗，有些資躁錯誤的部份，陸續修正中，待B3處理完成後，在進行B1的更新。

八、            中控室增設電梯對講機已於元/2完工，經本人初步驗收通話清晰。

主委:請總幹事依規約之規定，敦請相關驗收委員驗收並填妥驗收單，作為請款依據。

九、            棟內安全門門弓器、窗台之架…等零件換修經議價結果，已兩萬元發包廠商施作，將於元月底前完工。

十、            大廳年節佈置已完成，感謝A216李大英先生為社區春聯揮毫，並感謝B110蔣小姐提供”富貴吉祥”插花工藝於大廳正中展示，喜氣洋洋，再次感謝二位為社區的付出。

十一、  德利建設來函說明地下室電力使用情形。

機電張:目前社區使用到德利的用電包括B1.B3照明及排風設備。

主委:1.分錶問題請總幹事與德利協調，處理原則為既往不究，因消檢、公安檢查本社區亦幫B2執行。

2. 請蔡副主委協助總幹事將過去的雙方權益金額計算出來, 後再討論。

財委:請力霸公司支援清查傳票人員,自梅竹起始之基金給付,本人希望能夠找出些許資料,祈求基金給付公平性。

總幹事:人力支援公司應該沒問題,請財委指定某個時間,由公司派支援人力配合。

十二、H棟住戶廚房冒出水泡問題已處理完畢,如後續再有發生,則須檢修幹管。

林副主委:本件應屬全面性2F遭遇之問題,是否應全面性的考量, 抑或單一問題?

總幹事:如再有接獲2F住戶之反映,將比照辦理。

十三、ALOHA進出大學路根據最新訊息為該公司已取得路權設站。

力霸公司吳副總:本公司一直有關切這個問題,亦尋各種管道在進行瞭解,個人認為在三月底以前,應與該公司高層有商議機會,期間如有任何協調進度,將向委員會第一時間回報。

主委:   1.消檢演練

2.年度計劃

3.財產清冊

以上三項希於元月底請總幹事做提報。

  另外有關年度支出分析,採購案執行的歷史檔案資訊,委員會交接傳承之項目….等建設規劃工作,也請各相關委員,盡力為社區貢獻,儘快將資料彙整建立,並將邀羅錦媛委員協助此專案,讓後續接手的委員會能有一個參酌的資料。

【五】提案討論:

第一案                                            提案人:陳總幹事

案由:污水處理設備維護合約案

說明: 1.原與東京都環保公司之合約，將於2/7到期，請管委會提早討論

     2.管理中心已完成傳統與生化式之比較(如附件)，簡便施作效果已於元/11完成，敬請決議。

決議:請蔡副主委與環保委員參酌社區內生化專業人士之意見後,下個會期再做議定。

第二案                                            提案人: E112 陳先生

                                                         H114 曾先生

案由:機車停放於汽車位上，能否免繳費用

說明:因汽車位每月已繳$250元之管理費，已包含機車停放空間，按理不應再收取機車費用，否則變成雙重收費。

決議:本次提案於會中才發放,委員並無思考時間,請總幹事確實掌握7天前讓委員取得提案內容供委員思考,本案於下次會議再議。

主委:因時間已近午夜,本次提案是否有時間迫切性問題,須今日議決?

總幹事:洗水塔案較迫切。

第三案                                            提案人:D206 陳先生

                                                        D207 林小姐

                                                        A419 吳小姐

案由:請求管委會招商修復，因洗水塔受影響之住戶

說明:本次清洗水塔有多戶遭受淹水之苦，且家中造成損壞，建請管委會依住戶受損情形及程度，授權招商修復，並施作防水措施，避免事件再次發生。

決議:經委員討論並以九票通過,授權兩位副主委.監委.機電召委.服務召委成立專案小組儘速處理滲漏修復及幹管堵塞事宜。

第四案                                            提案人:B110 蔣小姐

案由:是否可增設大門監視器不涵蓋至交大門口的畫面

說明:目前監視器區域太小，對大環境的人、事、物無法掌握，安全性欠佳。

決議:將列入監視系統汰換一併處理。

主委:不好意思,今天時間還是沒有掌握的很好,未決議案將移到下次會議再行討論，散會。

第五案                                            提案人:D419 王小姐

案由:機車位請求管委會發給應有權利證物

說明:建請管委會統籌規劃，發放每戶機車證明文件乙紙，俾防日後之紛爭。

決議:

第六案                                            提案人:陳總幹事

案由:修訂規約-財務管理辦法

說明:如附件「管理委員會財務管理辦法」

決議:

第七案                                            提案人:陳總幹事

案由:修定規約-地下停車場(汽、機車)管理辦法

說明:如附件「地下停車場(汽、機車)」

決議:

梅竹山莊管理委員會93/1/25

主                      程                      記

    序                       

委                      委                      錄

：                      員                      ：

                            ：