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管理委員會財務管理辦法 |
文件編號：mayju-017 |
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壹. 收入： 管委會各項現金收入或代收款, 包括社區管理費, 租金, 管理服務費或雜項收入等, 須由經辦人填寫單據內容並簽名, 再經由繳款人確認簽名後, 收執聯交予繳款人存留, 會計聯由經辦人存檔作為入會計帳之憑證. 一. 現金收入使用之單據(收據)計有兩類： A. 社區管理費：社區管理費收據. B. 其他：管理委員會免用統一發票收據. 二. 管委會之現金收入或代收款, 經辦人在收款後兩天內須存入管委會帳戶, 且僅能存入管委會帳戶, 不可存入任何私人帳戶.各類單據（收據）均須編流水號並依序號存檔管控。 各類支出均需取得合理憑證, 採購作業之付款並需檢附驗收單. 貳. 支出： 管委會之支出費用主要分為兩大類：固定公共支出及非固定公共支出. 分述如下： 一. 固定公共支出： 水、電、電話等屬管委會之公共費用, 此類固定費用屬經常性支出,由世華銀行轉帳代繳，經辦人收到相關帳單後, 填寫日支記錄, 不須由任何委員簽核. 但須存留單據以便入帳及查帳. 二. 一般費用支出： 1. 請購作業： 非固定公共支出之一般費用, 須經申請核准後, 方得進行採購. 申請時, 須填寫請購單, 並根據含稅費用之金額, 由不同之權責人員簽核： (A) 1000元以下,由總幹事申請經財務委員.副主任委員簽核,每月總額上限以壹萬伍仟元為限,但每週須報副主任委員簽查,每月初彙整前月請購項目之清冊,報監察委員簽查。 (B) 1000元至2000元(不含)需由財務委員.副主任委員簽核,取款時會簽監察委員.主任委員。 (C)10,000元至20,000元(不含) 須簽核至主任委員. (D)20,000元至200,000元(不含), 須經管委會委員會議出席人數二分之一以上同意,並 由主委作最終之核決並指定委員負責採購作業. (E)200,000元以上之大金額採購, 經管委會委員會議出席人數二分之一以上同意, 由管委會委員會推選三人以上組成採購小組負責採購作業. 2. 採購作業方式： (1) 供應商分為： (A)年度供應商：由委員提案, 經管委會委員會議出席人數二分之一以上同意, 經主委核決後, 與廠商以約定方式進行採購, 約定期限應以一年為限(經住戶大會同意者除外). (B) 一般廠商：年度供應商以外之供應商. (2) 採購方式： A. 20,000元以下： (A)直接向年度供應商採購. (B)年度供應商無法提供時, 方可向一般廠商採購. 原則須有二家以上比價, 若需以議價方式辦理時, 需先經主委核定. B. 20,000元以上大項金額之支出： 於採購時, 應以公告招標方式為原則, 負責委員應以管委會名義, 於社區公告欄公告五日以上, 徵求提供商家, 以擴大採購來源, 達到物美價廉之目的. 3.
驗收作業： A.
2,000元(不含)以下, 由總幹事負責驗收. B. 2000元至20,000元, 由負責工作組別召集人驗收。 C. 20,000元至200,000元(不含)以下., 須經副主委或監察委員協同負責工作組別召集人驗收. D. 200,000元以上, 由管委會委員會推選三人以上組成驗收小組負責驗收作業. 4. 付款作業： 任何銀行取款憑條及管委會之支票, 採四簽制：主委.副主委.監委及財務委員之印鑑, 四印鑑齊全後, 方可自銀行取款. 主委.副主委.監委或財務委員不在時, 須事先指定職務代理人. 但取款之四簽須由不同人執行. 各類單據(收據)均須編流水號, 並依序號存檔管控. 參. 零用金管理辦法： 為方便作業, 管委會提撥15,000元作為零用金, 以支付臨時性之付款. 此零用金須由出納妥善保管. 已支付之零用金憑證, 須留存用以作為補足零用金與歸檔作帳及查帳用. 監察委員或主委或主委指定之專業人士可隨時作不定期不定時之盤點. 肆. 會計帳務處理： 1. 會計人員須每日作收入及支出之日記帳 (每日之流水帳) 2. 入帳時, 須切傳票(收入, 支出, 轉帳), 列明會計科目, 科目名稱, 交易摘要及借方或貸方金額. 傳票須序號管控歸檔. 3. 日記帳須過帳至分類帳. 4. 所有憑證須存檔備查. 5. 每月出具損益表及資產負債表等財報並公告之. 伍. 每月財務帳公告： 1. 每月之財務報表須公告, 包括損益表、資產負債表、收支明細表與分類支出表等均須於每月初10日前公告。 2. 住戶對財報有任何疑問或建議, 均可隨時向管委會提出. 陸. 財務帳稽核： 監察委員、主委、各委員及主委指定之專業人士可隨時查帳. 但查帳時, 須以不影響經辦人之日常作業為原則. 柒. 年度預算之編列： 每年五月底前由主任委員會同財務、監察組召集人主導編列下年度預算(每年5月~次年四月), 並由管委會委員會議或住戶大會決議通過, 始可動用. |
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